1. Technische integratie
In deze stap dienen allereerst de volgende vragen te worden beantwoord:
- Wie gaan Google Apps gebruiken? Alleen staf, of iedereen, dus ook scholieren, commissies (ouders)?
- Van welke services wordt gebruik gemaakt? Gmail, Docs, Agenda, Sites, Talk etc.
- Hoe moet de domeinstructuur er uit zien met het hoofddomein: www.uwdomeinnaam.nl en eventueel subdomeinen (subdomein.uwdomeinnaam.nl)
- Hoe gaat u uw verschillende gebruikers er bij betrekken?
- Hoe maakt u de eindgebruikersaccounts toegankelijk voor uw gebruikers?
Aanmelden Google Apps account
U kunt zich hier aanmelden voor Google Apps for education. U moet nu een domeinnaam kiezen. Met deze stap voert u nog geen veranderingen door in uw e-mail systeem, website of andere domeinnaam gerelateerde zaken. Het is slechts bedoeld om uw organisatie een plek te geven binnen de Google infrastructuur. Welke domeinnaam u kiest is geheel aan u maar in het algemeen kiest men voor de primaire domeinnaam, dus die welke al wordt gebruikt voor uw website en email.
Organisatiestructuur
Door een structuur aan te brengen identificeert u de verschillende groepen binnen uw organisatie en kent verschillende bevoegdheden aan deze groepen toe. Wie kunnen er gebruik maken van email, chat en agenda's bijvoorbeeld. Iedere gebruiker behoort tot een organisatieonderdeel en per organisatieonderdeel kan worden bepaald welke services geactiveerd worden. Indien gewenst kunnen verschillende domeinen en subdomeinen worden gecreëerd in het dashboard voor beheerders.
Eindgebruikers aanmaken
Er zijn verschillende metoden om eingebruikers accounts aan te maken: handmatig, via het uploaden van een csv batchbestand, de LDAP server directory sync of door gebruik te maken van de daarvoor ontwikkelde API.
MX records configureren
De volgende stap is het configureren van de e-mail bezorging. Met deze stap zorgt u ervoor dat e-mails die naar de e-mail adressen van uw eindgebruikers worden gestuurd in hun nieuwe Gmail postvak terechtkomen. Hiervoor moeten de MX records in de DNS instellingen van uw domein worden aangepast. Dit kunt u doen bij het bedrijf waar u uw domeinnaam hebt geregistreerd. Hoe het precies werkt is afhankelijk van het bedrijf dat uw domeinnaam beheert, maar het scherm waarin u de records kunt aanmaken zal er ongeveer zo uit zien en onderstaande waarden verwijzen naar de juiste instellingen van de Google Mail servers.
Time To Live (TTL)
De TTL is de Time To Live. Hiermee geeft u aan hoe lang een nameserver dit record mag onthouden alvorerens hem opnieuw op te moeten vragen. Een hoge waarde voor TTL verbetert de prestaties van nameservers, maar maakt een verandering van het record langer onzichtbaar. De TTL wordt opgegeven in seconden. Wanneer u 0 seconden opgeeft, dan wordt meestal de gedefiniëerde standaardwaarde gebruikt. Dit is aan te raden voor vrijwel elk DNS record. Als voorbereiding op de verhuizing naar Google Apps kunt u de TTL op 300 seconden zetten en vervolgens minstens twee dagen wachten voordat de verandering overal is doorgevoerd. Vervolgens kunt u daadwerkelijk gaan verhuizen.
Dubbele verzending (Dual Delivery)
Het is mogelijk om er voor te zorgen dat gedurende de overgang naar Google Apps e-mail in zowel de oorspronkelijke Inbox als in het nieuwe Gmail Postvak terecht komt. Dit kan handig zijn tijdens een proefperiode. U kunt dit op verschillende manieren doen maar de meest gebruikelijke is door in uw oorspronkelijke mail server in te stellen dat e-mails worden doorgestuurd naar een zgn. e-mail alias binnen Google Apps. Bij het aanmaken van uw Apps account wordt er automatisch per gebruiker een alias aangemaakt: gebruikersnaam@uw_domein.nl.test-google-a.com. Deze alias kunt u gebruiken om e-mail naar GMail door te sturen. Desgewenst kunt u ook een ander alias creëren in het beheerders dashboard van Google Apps. Aangezien dit doorsturen voor iedere eindgebruiker afzonderlijk moet worden ingesteld is dit alleen aan te bevelen indien u bijvoorbeeld met een beperkte groep wilt experimenteren, zonder meteen uw hele e-mailsysteem om te gooien.
Bestaande data migreren
Om een soepele overgang naar Google Apps te creëren zonder dat gebruikers heen en weer hoeven te schakelen tussen "oud en nieuw" is het aan te bevelen om alle oude e-mails, contactpersonen en agenda's van gebruikers te migreren naar Google Apps. Google heeft een flink arsenaal aan hulpmiddelen gemaakt om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken. Omdat het in dit artikel te ver zou gaan om iedere denkbare oplossing te behandelen verwijs ik naar de Google pagina's waar de verschillende migratie oplossingen te vinden zijn:
Microsoft Exchange+Groupwise
Lotus Notes
Agenda
Contacten
2. Communicatieplan gebruikers
Voordat u over gaat op het nieuwe systeem is het uiteraard nodig om uw gebruikers te informeren over de overgang. Het is aan te bevelen om een uitgebreid communicatieplan te maken en gebruik te maken van alle voorradige middelen om de gebruikers goed te informeren over de overgang.Personaliseer uw werkomgeving
Allereerst kunt u in het beheerders Dashboard van Apps de Google logo's vervangen met uw eigen logo.
Het resultaat is dat in de diverse toepassingen uw eigen logo wordt vertoond.
Maak een speciale website over de migratie
Creëer een website over de overgang naar Google Apps met een goede uitleg over de diverse onderdelen en de voordelen die het met zich meebrengt. Geef een goede stap-voor-stap uitleg over de manier waarop gebruikers op hun accounts kunnen inloggen en hoe ze van de diverse toepassingen gebruik kunnen maken. Breng deze site onder de aandacht door bijvoorbeeld opvallende links te maken op web- of inlogpagina's die veel door uw gebruikers worden bezocht, bijvoorbeeld: de website van de organisatie, de webpagina van de IT afdeling en de log-in pagina van uw oude e-mail systeem. Een belangrijk onderdeel van de website is een rubriek "veelgestelde vragen" (FAQ's) die een prominente plaats op de webpagina verdient. Vragen die u kunt gebruiken zijn:- hoe maak ik een account aan?
- hoe kan ik inloggen op mijn acount?
- welke services kan ik gebruiken en waar vind ik ze?
- kan ik ook van andere Google services gebruik maken, bijvoorbeeld Blogger en YouTube?
- wie krijgen er allemaal een e-mail account?
- waarom is voor Google gekozen?
- hoe kan ik mijn wachtwoord veranderen?
- wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord niet meer weet?
Evangelisten
Wanneer er voorafgaand aan de overgang is gewerkt met een pilot groep met verschillende soorten gebruikers kunt u hun ervaringen met behulp van quotes publiceren of een enquête met hun favoriete functies op de website publiceren. Wanneer er geen pilot is gedaan kunt u een aantal gebruikers die bekend zijn met de Google producten vragen om hun ervaringen op de website te publiceren.
Na de lancering kunt u de website blijven gebruiken om vragen te beantwoorden, ervaringen op te tekenen etc.
3. Training van Beheerders en gebruikers
Verandering is lastig en tijdrovend voor gebruikers en zal op weerstand stuiten. Zonder voldoende draagvlak en support wordt implementatie een lastig traject. U kunt toekomstige gebruikers het best bij het project betrekken door ze al in een vroeg stadium kennis te laten nemen van de voordelen: zien is geloven:- Maak een gedeelde agenda voor algemene schoolevenementen en begin bijvoorbeeld met het delen van documenten voor notulen van vergaderingen
- E-mail een formulier (Docs) naar de gebruikers en demonstreer hoe informatie die ingevuld wordt automatisch in een spreadsheet wordt verzameld
- Deel een Google Document bijvoorbeeld over de visie t.a.v. de implementatie van Google Apps en vraag ze eventueel om hieraan een bijdrage te leveren
- Maak een aantal Picasa schoolalbums met bijvoorbeeld foto's van schoolevenementen
Nu wordt het tijd om de leraren te trainen in het gebruik van Google Apps. Maak realistische leerdoelen inclusief een planning wanneer deze doelen gerealiseerd dienen te zijn en hoe de benodigde kennis vergaard kan worden. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van klassikale bijeenkomsten, maar ook kan worden gedacht aan online bijeenkomsten zoals webinars of het maken van een online trainingsprogramma met verschillende modules die al naargelang de individuele behoefte en voorkennis doorlopen kunnen worden.
Bij de training van vaardigheden voor leraren kan een onderscheid worden gemaakt tussen productmatige en projectmatige vaardigheden. Bij productmatig gaat het om het vertrouwd raken met de afzonderlijke onderdelen van de Apps suite zoals Docs, Agenda etc. Bij het maken van het productgerichte trainingsprogramma kan gebruik worden gemaakt van door Google ontwikkelde training modules.
Bij projectmatig gaat het meer om het in de praktijk brengen en integreren van de Google services in hun onderlinge samenhang. Dit onderdeel is dan ook meer gericht op nieuwe mogelijkheden die het gebruik van Apps mogelijk maakt. Denk bijvoorbeeld aan het creëren van klassikale websites. Op deze sites kunnen de diverse onderdelen van Google Apps een plek krijgen. Zo kunnen er koppelingen naar lesmateriaal in Google Docs op de site worden gezet, het programma en toetsdata in een gedeelde agenda worden geïntegreerd en kunnen (koppelingen naar) werkopdrachten en projecten van de scholieren een plek op de site krijgen.
Agenda insluiten op een webpagina
Onderstaande agenda is een voorbeeld van hoe verschillende Google diensten kunnen worden ingesloten op een webpagina. Zo kan een voor iedereen toegankelijk webpagina van de school alle schoolbrede activiteiten weergeven terwijl een webpagina voor een klas alleen de voor hen relevante activiteiten en afspraken toont.
Gefaseerde invoering
Sommige scholen kiezen er voor om Apps in eerste instantie alleen voor staf en leraren toegankelijk te maken zodat ze een voorsprong op kunnen bouwen ten opzichte van scholieren. Pas wanneer de leraren zich vertrouwd voelen in hun nieuwe werkomgeving wordt het systeem toegankelijk gemaakt voor de scholieren.
Stimuleer experiment en deel ontdekkingen
Hoewel Google diensten in de basis eenvoudig zijn om te leren gebruiken, zit er in de verschillende diensten vaak een wereld aan verborgen functionaliteit die gaandeweg "ontdekt" wordt door gebruikers. Zelfs na meer dan 5 jaar intensief gebruik van de verschillende Google diensten ontdek ik nog regelmatig voor mij onbekende functies door bijvoorbeeld eens rond te kijken op de diverse Google Fora. Het is aan te raden gebruikers hierin te stimuleren en hen de mogelijkheid te geven uiting te geven aan hun ontdekkingen en vaardigheden bijvoorbeeld door op de school website een rubriek "tips & trucs" of "best practices" te maken.
Blijf op de hoogte
Anders dan conventionele software pakketten die eens in de zoveel jaar drastisch vernieuwd worden zijn de Google Apps onderdelen aan continue kleine en grotere veranderingen onderhevig, zonder dat er nieuwe pakketten of upgrades geïnstalleerd hoeven te worden. Voordeel is dat alle gebruikers altijd met de nieuwste software werken zonder omslachtige en tijdrovende installatieprocedures en "patches" te doorlopen. Het nadeel hiervan kan echter zijn dat veranderingen in functionaliteit niet meteen worden opgemerkt door gebruikers. Dit kan worden ondervangen door actief de diverse Google Blogs te volgen en relevante veranderingen met de eindgebruikers te communiceren.
0 reacties:
Een reactie posten